Un flujo define qué inicia el trabajo, qué información entra, cuáles son los pasos y cuándo termina. Empieza por describir el proceso actual. Si nadie sabe quién resuelve una excepción, una automatización reproducirá esa indefinición con mayor velocidad.
En un seguimiento comercial, el disparador puede ser una revisión semanal. Las entradas son oportunidades y compromisos. La salida es una lista revisada de próximas acciones. Terminar no significa generar texto: significa dejar cada caso clasificado, con responsable o excepción explícita.
Reglas, interpretación y aprobación
Reserva reglas estables para controles reproducibles: fecha válida, ID existente, importe numérico. Usa IA donde haga falta interpretar una minuta o sintetizar antecedentes. La aprobación de una condición comercial sigue un procedimiento del negocio.
Construye etapas: recibir, validar, interpretar, contrastar, proponer, revisar y registrar. Una etapa no avanza si su salida no cumple las condiciones. Un registro sin fecha se aparta para completar; no se inventa la fecha para que el proceso continúe.
El camino de las excepciones
Define qué ocurre con archivos ilegibles, fuentes contradictorias, clientes duplicados o herramientas no disponibles. La excepción debe tener motivo y destinatario. Un mensaje genérico de error no informa al usuario qué necesita resolver.
Distingue fallos transitorios de problemas del contenido. Reintentar una lectura puede ser razonable; reintentar una escritura sin comprobar si se ejecutó puede duplicar una acción. Usa un identificador de trabajo y un registro de resultados para evitar tratar cada intento como una tarea nueva.
Mantener estado y comprobar cierre
Cada caso debe mostrar recibido, pendiente, revisado o registrado según el proceso. Una confirmación de herramienta sirve como evidencia de ejecución; una intención escrita por el modelo no demuestra que se haya modificado un registro.
Define también quién mantiene el flujo, actualiza reglas y revisa fallos. Un proceso sin dueño se deteriora cuando cambian fuentes o requisitos. El piloto empieza con pocas etapas y amplía sólo cuando la evaluación muestra dónde está la fricción.
Caso resuelto
Flujo de Andina Equipos: leer la lista aprobada; validar IDs y fechas; extraer compromisos de minutas; comparar con el estado; preparar acciones; revisar con el gerente; registrar sólo acciones aprobadas. Si un correo contradice el CRM, el caso pasa a revisión de fuente.
El reporte distingue propuestas de acciones registradas. La fila «contactar al cliente» no se marca completada cuando sólo existe un borrador. El registro necesita evidencia del contacto o una confirmación del responsable.
Instrucciones para practicar
Diseña un flujo para el seguimiento semanal.
Para cada etapa indica entrada, salida, criterio de aceptación y responsable de excepción.
Distingue propuesta, aprobación y ejecución comprobada.
Incluye qué hacer si una herramienta falla después de una escritura.
Ahora te toca
Dibuja o describe seis etapas para convertir minutas en próximos pasos. Agrega tres excepciones y un criterio de cierre. Explica qué dato evita procesar dos veces la misma minuta.
Ver solución comentada
Una solución recibe la minuta con ID y versión, valida, extrae, contrasta, propone y revisa/registra. Archivos ilegibles, contradicciones y responsables ausentes tienen salida a revisión. El cierre exige todas las filas tratadas y acciones aprobadas registradas o pendientes justificadas. El ID y la versión permiten detectar duplicados.